Betriebsanweisung erstellen: Pflicht, Aufbau und Muster für Maschinen

Eine Betriebsanweisung ist eine kurze, verbindliche Anleitung für die Beschäftigten: Welche Gefahren gibt es an dieser Maschine oder bei diesem Stoff, wie schütze ich mich, was tue ich bei einer Störung oder einem Unfall? Sie ist kein Ersatz für die Gefährdungsbeurteilung, sondern ihr Ergebnis in der Sprache der Werkstatt – und sie hängt dort, wo gearbeitet wird.

Wann ist eine Betriebsanweisung Pflicht?

Für Arbeitsmittel regelt das die Betriebssicherheitsverordnung. Der Arbeitgeber muss eine schriftliche Betriebsanweisung „in einer für die Beschäftigten verständlichen Form und Sprache an geeigneter Stelle zur Verfügung“ stellen, bevor das Arbeitsmittel erstmals verwendet wird.

Zwei Ausnahmen stehen direkt im Text:

• Keine Betriebsanweisung nötig für Arbeitsmittel, für die der Hersteller keine Gebrauchsanleitung mitliefern muss – etwa einfache Handwerkzeuge wie Hammer oder Stemmeisen.
• Statt einer eigenen Betriebsanweisung dürfen Sie die Betriebsanleitung des Herstellers bereitstellen, wenn sie die gleichen Informationen enthält. In der Praxis sind Herstelleranleitungen aber zu lang und zu allgemein, um an der Maschine zu hängen. Die meisten Betriebe hängen deshalb eine einseitige Betriebsanweisung aus und legen die Anleitung griffbereit dazu.

Für Gefahrstoffe verlangt § 14 Abs. 1 GefStoffV eine schriftliche Betriebsanweisung, „die der Gefährdungsbeurteilung nach § 6 Rechnung trägt“. Bei vielen ähnlichen Stoffen – etwa mehreren Lacken – erlaubt die TRGS 555 (Abschn. 3.1 Abs. 13) eine Sammelbetriebsanweisung für die ganze Gruppe.

Aufbau einer Betriebsanweisung für Maschinen

Für Maschinen gibt es keine verbindliche Gliederung. Durchgesetzt hat sich der Aufbau, den auch die Berufsgenossenschaften in ihren Mustern verwenden. Er folgt den drei Punkten aus § 12 Abs. 1 BetrSichV: Gefährdungen, Schutzmaßnahmen und Verhaltensregeln, Verhalten bei Störungen, Unfällen und Erste Hilfe.

Aufbau einer Betriebsanweisung für Gefahrstoffe (TRGS 555)

Für Gefahrstoffe ist die Gliederung in TRGS 555 Abschn. 3.2.1 festgelegt:

1. Arbeitsbereiche, Arbeitsplatz, Tätigkeit
2. Gefahrstoffe (Bezeichnung) – mit dem Handelsnamen, den die Beschäftigten kennen
3. Gefahren für Mensch und Umwelt – H-Sätze im Wortlaut oder sinnvoll umschrieben, Piktogramme ergänzend
4. Schutzmaßnahmen und Verhaltensregeln – technisch, organisatorisch, persönlich
5. Verhalten im Gefahrfall
6. Erste Hilfe
7. Sachgerechte Entsorgung

Die Angaben finden Sie im Sicherheitsdatenblatt des Herstellers (Abschnitte 2, 4, 5, 7, 8 und 13). In Schreinereien typisch: eine Sammelbetriebsanweisung für lösemittelhaltige Lacke, eine für PUR-Kleber und eine für Holzstaub.

Betriebsanweisung erstellen in 5 Schritten

1. Gefährdungsbeurteilung zur Hand nehmen. Die Zeilen zur Maschine liefern Gefahren und Maßnahmen. Steht dort „Spaltkeil fehlt“, gehört „Spaltkeil immer verwenden“ in die Betriebsanweisung.
2. Herstelleranleitung danebenlegen. Sie liefert die maschinenspezifischen Punkte: zulässige Werkzeuge, Drehzahlen, Rüsten.
3. Kurz und konkret formulieren. Ein Satz pro Regel, Befehlsform, keine Paragraphen. „Reststücke nur mit dem Schiebestock entfernen“ statt „Es ist darauf zu achten, dass…“.
4. Mit den Beschäftigten durchgehen. Wer an der Maschine steht, merkt sofort, wenn etwas fehlt oder nicht stimmt.
5. Unterschreiben, aushängen, unterweisen. Laut § 12 Abs. 2 BetrSichV ist die Betriebsanweisung bei der jährlichen Unterweisung „in Bezug zu nehmen“. Datum und Namen der Unterwiesenen schriftlich festhalten (§ 12 Abs. 1).

Wo muss die Betriebsanweisung hängen?

Das Gesetz sagt „an geeigneter Stelle“. Gemeint ist: dort, wo die Beschäftigten sie brauchen – direkt an oder neben der Maschine, gut lesbar, geschützt vor Staub (Klarsichthülle oder Rahmen). Bei Gefahrstoffen am Lager- und am Verarbeitungsort.

Wann muss sie aktualisiert werden?

Bei „sicherheitsrelevanten Änderungen der Arbeitsbedingungen“ (§ 12 Abs. 2 BetrSichV) bzw. „bei jeder maßgeblichen Veränderung“ (§ 14 Abs. 1 GefStoffV). Typisch: neue Schutzeinrichtung, Umbau, neuer Lack, Unfall. Eine feste Frist gibt es nicht. Weil die Betriebsanweisung aus der Gefährdungsbeurteilung kommt, werden beide am besten zusammen fortgeschrieben.

Betriebsanweisung und Unterweisung

Aushängen allein reicht nicht. Die Beschäftigten müssen anhand der Betriebsanweisung mündlich unterwiesen werden – vor der ersten Benutzung und danach mindestens einmal jährlich (§ 12 ArbSchG, § 12 Abs. 1 BetrSichV, DGUV Vorschrift 1 § 4), Jugendliche halbjährlich.

Häufige Fehler

• Allgemeine Vorlage „Kreissäge“ ohne Bezug zur eigenen Maschine und ohne Stand.
• Betriebsanweisung liegt im Büroordner statt an der Maschine.
• Seit dem Kauf der neuen Maschine nicht angepasst.
• Unterweisung nicht dokumentiert – dann gilt sie im Streitfall als nicht erfolgt.

Mit GBUklar entstehen die Betriebsanweisungen automatisch aus der Gefährdungsbeurteilung – eine pro fotografierter Maschine, mit Typenbezeichnung und Stand, plus Unterweisungsnachweis. Mehr zum Vorgehen im Ratgeber Gefährdungsbeurteilung erstellen.