Unterweisung Vorlage: Nachweis zum Ausdrucken (PDF und Word)

Eine Unterweisung zählt nur, wenn Sie sie nachweisen können. Hier finden Sie eine leere Vorlage für den Unterweisungsnachweis als Word und PDF, eine Erklärung, welches Feld welche Vorschrift erfüllt, und Themenlisten für Tischlerei und Metallbau. Wie oft unterwiesen werden muss und warum, steht im Ratgeber Unterweisung im Arbeitsschutz.

Vorlage zum Download

Was muss in einem Unterweisungsnachweis stehen?

Am genauesten ist die TRGS 555 (Nr. 5.3 Abs. 6): Themen, Inhalte (zum Beispiel als Stichpunkte), Teilnehmer, Name des Unterweisenden und Datum sind schriftlich festzuhalten, die Beschäftigten bestätigen die Teilnahme durch Unterschrift. Die TRGS gilt für Gefahrstoffe – das Schema passt aber auf jede Unterweisung. So hängen die Felder der Vorlage mit den Vorschriften zusammen:

Die Form ist frei: TRGS 555 sagt ausdrücklich, dass die Dokumentation „formlos geschehen“ kann. Auf Wunsch bekommt der Unterwiesene eine Kopie.

Muster: so sieht ein ausgefüllter Nachweis aus

Vorlage ausfüllen in 5 Schritten

1. Kopf: Betrieb, Bereich oder Maschine, Datum mit Uhrzeit, Ihr Name. Bei der Grundlage den Stand der Gefährdungsbeurteilung eintragen.
2. Anlass ankreuzen. Die erste Unterweisung findet vor Aufnahme der Tätigkeit statt, danach mindestens jährlich (DGUV Vorschrift 1 § 4, § 12 BetrSichV), bei Jugendlichen mindestens halbjährlich (§ 29 JArbSchG).
3. Themen eintragen: eine Zeile pro Maschine oder Gefährdung, Inhalte als Stichpunkte – nicht „Arbeitsschutz allgemein“.
4. Zeigen statt vorlesen: Unterweisungen sind mündlich, arbeitsplatz- und tätigkeitsbezogen durchzuführen, als Beispiel nennt die TRGS 555 praktische Übungen (Nr. 5.3 Abs. 1). Was Sie an der Maschine gezeigt haben, in der Spalte „Gezeigt / geübt“ abhaken.
5. Unterschreiben lassen – direkt im Anschluss, dann selbst unterschreiben und ablegen.

Themen pro Maschine: Tischlerei und Metallbau

Diese Stichpunkte passen in die Spalte „Inhalte“. Sie stammen aus den Branchenregeln der DGUV; ergänzen Sie, was in Ihrer Gefährdungsbeurteilung steht.

Tischlerei / Schreinerei

Bei Holzstaub schreibt die TRGS 553 (Abschn. 5 Abs. 2) sieben Themen vor, die jede Unterweisung abdecken muss – von der richtigen Benutzung der Absaugung bis zur Entsorgung. Die Liste steht im Ratgeber Holzstaub.

Metallbau / Schlosserei

PDF oder Word?

• PDF ausdrucken, wenn Sie an der Maschine unterweisen und direkt auf Papier unterschreiben lassen.
• Word, wenn Sie Themen und Stichpunkte vorher am Rechner eintragen und die Liste für jede Gruppe neu ausdrucken.
• Elektronische Medien dürfen die Unterweisung unterstützen und vorbereiten (TRGS 555 Nr. 5.3 Abs. 1) – das Gespräch ersetzen sie nicht.

Wie lange aufbewahren?

Für Unterweisungen zu Gefahrstoffen gilt: mindestens zwei Jahre (TRGS 555 Nr. 5.3 Abs. 7, für Holzstaub wiederholt in TRGS 553 Abschn. 5 Abs. 6). Für die übrigen Unterweisungen nennen ArbSchG, BetrSichV und DGUV Vorschrift 1 keine Frist. Heben Sie alle Nachweise mindestens genauso lange auf: Nach einem Unfall müssen Sie zeigen können, dass vorher unterwiesen wurde.

Vorlage oder Nachweis aus der Gefährdungsbeurteilung?

Die Vorlage gibt die Spalten vor, die Inhalte müssen Sie selbst formulieren – pro Maschine, passend zu Ihrer Gefährdungsbeurteilung. Genau diesen Schritt nimmt Ihnen GBUklar ab: Sie fotografieren Ihre Maschinen, beantworten ein paar Ja/Nein-Fragen und erhalten die Gefährdungsbeurteilung zusammen mit Betriebsanweisungen und einem fertigen Unterweisungsnachweis mit Hinweisen pro Maschine. Für Schlossereien gibt es die Variante Metallbau. 149 € einmalig, die erste Seite sehen Sie gratis.